مدیریت یک تیم فریلنسری می‌تواند به‌عنوان یک چالش و در عین حال فرصتی حیرت‌انگیز برای کارفرماها تلقی شود. با ظهور دنیای دیجیتال و ضرورت انعطاف‌پذیری در کار، فریلنسرها به عنوان نیروی کار کلیدی در بسیاری از کسب‌وکارها شناخته میشوند. اما برای بهره‌برداری حداکثری از این منابع بااستعداد، کارفرماها نیاز به راهکارهای مؤثر در مدیریت و هماهنگی دارند. ایجاد ارتباطی شفاف، ارائه بازخورد مستمر و ایجاد فضایی برای خلاقیت می‌تواند به کارفرماها کمک کند تا از توانایی‌های فریلنسرها بهترین استفاده را ببرند. در این فرآیند، به‌کارگیری استراتژی‌های مناسب نه‌تنها به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود، بلکه انگیزه و رضایت کاری فریلنسرها را نیز بالا می‌برد. در این مقاله، به بررسی روش‌های تأثیرگذار برای مدیریت تیم‌های فریلنسری خواهیم پرداخت که می‌تواند به شفافیت، کارایی و رشد مشترک انجامند.
مزایای کار با تیم فریلنسری
همکاری با فریلنسرهای متعدد می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا به استعدادهای نادر دسترسی پیدا کنند، کارهایی با کیفیت بالاتر انجام داده و به سرعت به نیازهای بازار پاسخ دهند. در دنیای امروز که رقابت برای جذب نیروی کار ماهر در حال افزایش است، استخدام فریلنسرها می‌تواند راهی موثر برای پر کردن خلاهای موجود در تیم و بهره‌گیری از تخصص‌های خاص باشد. در زیر به مزایای اصلی همکاری با فریلنسرها اشاره می‌کنیم:
1- دسترسی به استعدادهای نادر
بیش از 57% از مدیران شرکت‌ها، محدودیت دسترسی به استعدادها را مانعی برای رشد خود می‌دانند. اگر برند قوی نداشته و یا بودجه‌ای محدود برای استخدام دارید، جذب و نگه‌داشتن کارکنان تمام‌وقت باکیفیت دشوار خواهد بود. این موضوع به‌ویژه در مشاغل فناوری و دیجیتال به خوبی مشهود است. استخدام یک تیم فریلنسر با استعداد و آشنا به حوزه کاری، می‌تواند سکویی برای پرتاب شما در مسیر هدفهایتان باشد.
2- خودمختاری بالاتر
خودمختاری، کنترل بر زمان، مکان و نحوه کار، عاملی است که فریلنسرها از آن برخوردار هستند. فریلنسرها به کار از راه دور یا هیبریدی عادت کرده‌اند، مسئولیت‌پذیری بالایی دارند و برای ارائه بهترین عملکرد نیازی به نظارت ندارند. زمانی که این تیم را به‌درستی مدیریت کنید، می‌توانید کار بیشتری را با دخالت کمتر انجام داده و بهره‌وری را افزایش دهید.
3- گسترش سریع
می‌توانید یک تیم فریلنسر برای انجام کارهای تحقیق و توسعه یا افزایش نیروی کار اصلی در فصل‌های شلوغ استخدام کنید. این روش به شما اجازه می‌دهد بدون نیاز به استخدام کارکنان جدید و افزودن آنها به لیست حقوق، با مدیریت درست، کار بیشتری را در زمان کم انجام دهید. استخدام فریلنسرها زمان کمتری نسبت به استخدام کارکنان تمام‌وقت می‌برد، به این ترتیب می‌توانید سریع‌تر نیروی کار مورد نیاز خود را جذب کنید و از تاخیر در اجرای پروژه های خود جلوگیری نمایید.
اصول مدیریت تیم فریلنسری
اگر کارفرما هستید و با یک تیم فریلسنری کار می‌کنید، بی‌شک بارها با مشکلات رایج آن روبرو شده‌اید. اما چگونه می‌توان با مدیریت درست، یک تیم فریلنسری را در مسیر درست هدایت کرد؟ در ادامه همراه ما باشید تا به بررسی اصول مدیریت یک تیم موفق مجازی بپردازیم.
1- انتظارت خود را به طور دقیق بیان کنید
برای واگذاری وظایف به فریلنسرها، ضروری است که انتظاراتتان را به وضوح بیان کنید. ابتدا باید هدف پروژه و نیاز مشتریان هدف را توضیح دهید تا فریلنسرها با نیازهای اصلی آنان آشنا شوند. همچنین، کلمات کلیدی مورد نظر را مشخص کرده و لحن و صدای نوشتاری رسمی یا دوستانه را برای آنها تعریف کنید. با ارائه اطلاعات دقیق از همان ابتدا می‌توانید زمان آموزش را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهید. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فریلنسری نیز می‌تواند به بهبود ارتباطات و مدیریت وظایف کمک کند.
2- برای پاسخدهی به سوالات تیم در دسترس باشید
برای پروژه‌های جدید یا بزرگ‌تر، بهتر است که جلسات پرسش و پاسخ از طریق تلفن یا ویدئوچت برگزار کنید؛ زیرا ارتباطات کتبی همیشه کافی نیستند. قبل از شروع پروژه، آماده برقراری ارتباط باشید تا بتوانید جزئیات را شفاف‌سازی کرده و به سوالات فریلنسرها پاسخ دهید. همچنین می‌توانید فریلنسرها را به جلسات اطلاع‌رسانی دعوت کنید. بهتر است سایر همکاران نیز در این جلسات حضور داشته باشند. نشان دادن نمونه‌هایی از پروژه‌های موفق گذشته و بیان اینکه چه عواملی در آنها موثر بوده اند، می‌تواند کلید موفقیت فریلنسرهای جدید باشد. به اشتراک گذاشتن دانش خود در شروع هر پروژه از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری کرده و مانع تاخیر در اجرای آن می‌گردد.
3- بر وظایف تمرکز کنید نه هزینه
در دنیای فریلنسری، همان‌قدر که پرداخت می‌کنید، نتیجه می‌گیرید؛ بنابراین نمی‌توانید انتظار یک نتیجه عالی از ارزان‌ترین ارائه‌دهنده خدمات داشته باشید. فریلنسرها برای تأمین معاش خود به چندین مشتری در یک زمان خدمات می‌دهند. استخدام فریلنسرها مزایا و ریسک‌هایی دارد و هرچقدر در این کار بهتر عمل کنید، از مزایای بیشتری برخوردار می‌شوید. بنابراین، هنگام انتخاب فریلنسر، بهتر است بیشتر بر کیفیت کار تمرکز کنید تا هزینه؛ زیرا به دست آوردن نتیجه درست از قیمت پایین‌تر مهم‌تر است.
4- به شرایط مالی فریلنسرها توجه کنید
فریلنسرها مسئول پرداخت مالیات‌های خود هستند و نمی‌توانند کمتر از حداقل دستمزد درخواست کنند و همچنان زندگی خود را بگذرانند. هزینه استخدام فریلنسرها بر اساس نرخ‌های جاری بازار و مخارجی مانند هزینه‌های عمومی، حق اشتراک ابزارها، تجهیزات کامپیوتری، خدمات پشتیبان، قبوض و مالیات‌های محلی محاسبه می‌شود. فریلنسرها می‌دانند که باید این هزینه‌ها را در قیمت‌گذاری خود لحاظ کنند؛ در غیر این صورت، ممکن است در کار با شما متحمل ضرر شوند.
5- برند خود را به تیم بشناسانید
قبل از شروع به کار فریلنسرها، مهم است که آنها را با استراتژی برند خود آشنا کنید. برای نمونه، اگر فریلنسر یک طراح گرافیک است، باید بر روی راهنمای سبک برند تمرکز کنید و اگر نویسنده بوده، باید لحن و صدای برند را برای او تعریف کنید. بسته به نوع کار، ممکن است نیاز باشد برخی بخش‌ها را بیشتر توضیح داده و دسترسی به منابع مورد نیاز را به آنها بدهید.
6- یک نفر را مسئول برقراری ارتباط با تیم کنید
یک نفر از تیم خود را به عنوان نقطه تماس برای فریلنسرها انتخاب کنید؛ یعنی فردی که آنها بتوانند با او تماس بگیرند و ایمیل بزنند. فریلنسرها باید احساس کنند که نماینده‌ای دارند که می‌تواند به آنها در ارتباطات به‌موقع کمک کند. این نقطه تماس باید شخصی باشد که منابع داخلی را برای فریلنسر تأمین می‌کند و به سوالات آنها پاسخ می‌دهد. او مرکز اصلی برای ارائه هر چیزی است که برای اتمام پروژه لازم است.
7- احساس حمایت و احترام را به فریلنسرها القا کنید
احساس ارزشمندی هر یک از اعضای تیم، به ویژه فریلنسرها، بسیار مهم است، به‌خصوص اگر فریلنسر خوب و باتجربه‌ای پیدا کرده‌اید و می‌خواهید او را نگه دارید یا اگر می‌خواهید به عنوان یک کارفرما و فرد مهربان عمل کنید. شما می‌توانید با درگیر کردن فریلنسرها در اهداف و چشم‌انداز خود، آنها را ترغیب به ادامه همکاری کنید. این کار را با به اشتراک گذاشتن دانش، اشتیاق، احترام و قدردانی از زحماتشان انجام دهید. همچنین، استفاده از تکنیک‌های منابع انسانی مانند آموزش و مشاوره و تشویق آنها به ارائه بازخورد صادقانه می‌تواند بسیار موثر باشد. فریلنسرهای وفادار و آگاه می‌توانند یک دارایی ارزشمند برای شرکت شما باشند.
8- از نرم‌افزارهای رصد زمان استفاده کنید
فریلنسرها رئیس خود هستند و شرکت‌ها نمی‌توانند ساعت کاری آنها را کنترل کنند. با این حال، بسیاری از کارهای فریلنسری بر اساس ساعات کاری محاسبه می‌شود، بنابراین پیگیری زمان اهمیت زیادی دارد. اگر شما در یک سازمان بزرگ هستید که از فریلنسرهای زیادی استفاده می‌کند، استفاده از نرم‌افزار رصد زمان می‌تواند مفید باشد. اما برای فریلنسرهایی که کارهای خلاقانه مانند طراحی یا نویسندگی انجام می‌دهند، ورود به سیستم رصد زمان شرکت مناسب نیست چون آنها در استخدام شرکت نیستند.
9- به سوالات فریلنسرها سریعا پاسخ بدهید
هیچ چیز برای یک فریلنسر آزاردهنده‌تر از سکوت کارفرما نیست، به‌ویژه زمانی که مهلت اتمام پروژه نزدیک است. سعی کنید حتماً ظرف ۲۴ ساعت به سوالات آنها پاسخ دهید و اطلاعات واضح و مفیدی ارائه کنید. بر روی ارائه جواب‌های شفاف تمرکز کرده و از استفاده از اصطلاحات پیچیده و کلمات بی‌معنا خودداری کنید.
10- انتظار معجزه نداشته باشید
یک پروژه موفق معمولاً به تخصص‌های مختلفی نیاز دارد، همان‌طور که در ساخت یک خانه به چندین حرفه نیاز است. شما نمی‌توانید از یک برق‌کار بخواهید که کار طراحی داخلی را نیز انجام دهد. اگر به کسی برای برنامه‌ریزی، توسعه و بهینه‌سازی وب‌سایت خود نیاز دارید، نباید فقط یک توسعه‌دهنده وب استخدام کنید و انتظار داشته باشید که همه کارها را انجام دهد. برای روشن‌تر کردن این موضوع، دامنه پروژه‌ای را که به فریلنسر واگذار می‌کنید به دقت تعیین کنید. این کار می‌تواند به سادگی یک لیست از نکات کلیدی و یک تاریخ هدف باشد. هر شکلی که داشته باشد، باید از تغییرات ناخواسته در دامنه پروژه و پدیده ناخوشایندی به نام “افزایش ماموریت” جلوگیری کند.
11- پروژه‌های ویرایشی را مشخص کنید
به تعداد مشخصی از پیش‌نویس‌ها و ویرایش‌ها که بر اساس قرارداد و نرخ فریلنسر تعیین شده‌اند احترام بگذارید. معمولاً، فریلنسرها تعداد معین و مشخصی از پیش‌نویس‌ها و تغییرات را در قیمت پیشنهادی خود در نظر می‌گیرند. به این تعداد احترام گذاشته و محدودیت‌های آنها را رعایت کنید. اگر پروژه به اندازه‌ای تغییر کند که پیش‌نویس‌های اولیه دیگر کارایی نداشته باشند، به طور صادقانه با فریلنسر دوباره مذاکره کنید تا دامنه پروژه را گسترش داده و هزینه را افزایش دهید.
12- از ابزارها بهره ببرید
از فناوری برای آسان‌تر کردن کارهای خود استفاده کنید، چرا که این کار مفهوم تیم مجازی را قابل تحقق می‌سازد. در یک تیم مجازی، ارتباط مؤثر و همکاری پایه و اساس موفقیت است. به عنوان مثال، استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه می‌تواند مفید باشد. همچنین برای تماس‌های ویدئویی می‌توانید از اسکایپ یا زوم استفاده کنید. یک ابزار آنلاین برای ساخت اسلاید می‌تواند در ایجاد ارائه‌های ویدیویی به شما کمک کند. به دنبال راه‌حل‌های خلاقانه باشید تا همکاری را ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر کنید.
13- حقوق را به موقع پرداخت کنید
پرداخت‌های منظم و به‌موقع فریلنسرها اهمیت زیادی دارد و باید طبق برنامه‌ای که بین شرکت و فریلنسر تعیین و تأیید شده، انجام شود. به‌محض اتمام پروژه، بهتر است مبلغ را پرداخت کنید تا شهرت شما به عنوان یک منبع قابل اعتماد برای فریلنسرها حفظ شود. فراموش نکنید که فریلنسرها معمولاً افراد مستقلی هستند که مدیریت مالی خاص خود را دارند؛ بنابراین تأخیر در پرداخت می‌تواند شرایط دشواری برای آنها ایجاد کند. اگر پرداخت‌ها از ۳۰ روز به ۹۰ روز تغییر کند، فریلنسرها ممکن است از همکاری با شما امتناع کنند یا نرخ‌های خود را افزایش دهند. در صورتی که با مشکلات مالی مواجه هستید، هرچه سریع‌تر فریلنسر خود را مطلع کرده و حداقل یک پرداخت جزئی انجام دهید تا فشار مالی آنها کاهش یابد.
14- بازخورد مستمر بدهید
همیشه به فریلنسرهای خود در مورد عملکردشان بازخورد بدهید. در غیر این صورت، ممکن است احساس کنند که تلاش‌هایشان ارزشی ندارد یا اثربخش نیست. بنابراین، سعی کنید حداقل هر سه ماه یک‌بار ارتباطی با فریلنسرها برقرار کرده و ضمن قدردانی از زحمات آنها، درباره راه‌های بهبود روند کار پرسش کنید. این کار باعث می‌شود فریلنسرها همچنان به فعالیت‌های خود برای شما علاقه‌مند و انگیزه‌دار باشند.