اگر به دنبال تقویت تیم خود هستید یا پروژهای با زمان محدود دارید، فریلنسرها می‌توانند کمک بزرگی برای شما باشند. از آنجا که فریلنسرها به صورت دورکاری و آنلاین کار می‌کنند، روش کاری و نیازهای متفاوتی خواهند داشت. برای کمک به شما در داشتن یک تیم دورکار منظم و موفق، در ادامه مطلب می‌خواهیم ۹ راهکار برای مدیریت گروه فریلنسری را معرفی کنیم.
۹ نکته برای مدیریت گروه فریلنسری
هر سال بیش از پیش، شرکت‌ها به سمت استفاده از دفاتر مجازی و تیم‌های فریلنسری می‌روند. برای یک کسب و کار نوپا یا حتی شرکت‌هایی با سابقه چندین ساله، دورکاری کردن می‌تواند بسیار موثر باشد و مزایایی مانند کاهش مخارج، حفظ انعطاف‌پذیری برنامه کاری و جذب بهترین استعداد‌ها را داشته باشد. با ما همراه باشید تا شما هم بتوانید یک تیم دورکار حرفه‌ای و موفق را به بهترین شکل ممکن اداره کنید.
۱. با فریلنسرهای خود ارتباط برقرار کنید
یک فریلنسر، شریک تجاری شما است. حتی اگر یک فروشگاه کوچک دارید، با فریلنسر خود دقیقا مانند یک فروشنده، تأمین کننده یا مشتری دائمی ارتباط برقرار کنید. با فریلنسر مانند عضوی از تیم رفتار کنید و برای ایجاد ارتباط مثبت تلاش کنید. این مورد می‌تواند پاسخگویی و کیفیت کار ارائه‌شده توسط فریلنسرها را بهبود بخشد.
۲. جزئیات پروژه را تعریف کنید
یک فریلنسر از عملکرد داخلی شرکت شما یا نحوه انجام پروژه‌ها اطلاعی ندارد. شما باید تمام جزئیات و الزامات پروژه را به وضوح شرح دهید تا فریلنسر بتواند انتظارات شما را برآورده کند. از روش سنتی مدیریت پروژه استفاده کنید و الزامات مربوط به هر مرحله از پروژه خود را تعیین کنید.
با الزامات سطح بالا شروع کنید و سپس به جزئیات بپردازید، به عنوان مثال:
- دانش و مهارت‌ها؛
- ابزار و نرم‌افزار؛
- دسترس‌پذیری؛
- تکمیل و تحویل کار؛
- تایید نهایی.
بهترین زمان برای شرح جزئیات پروژه، درست ابتدای کار و لحظه برون‌سپاری پروژه است که می‌توانید الزامات و مهارت‌های فنی را تعیین کنید و یک طرح کلی از چگونگی پیشرفت این روند ارائه دهید.
۳. مستندات مناسب ارائه دهید
بهتر است مستنداتی ارائه دهید تا فریلنسرها مطمئن شوند که کارشان مطابق استانداردهای شما پیش می‌رود. این مستندات می‌توانند الزامات و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام پروژه را تعیین کنند.
به عنوان مثال، در فریلنسینگ گروهی نویسندگان به دستوالعمل‌هایی برای آشنایی با نحوه نگارش و لحن مطالب وب‌سایت شما نیاز دارند.
۴. بودجه و انتظارات خود را تعیین کنید
برای مدیریت فریلنسرها باید انتظارات پروژه و بودجه کاری خود را مشخص کنید. برای فریلنسر خود احترام قائل باشید و هزینه هر کار اضافی را جداگانه پرداخت کنید تا در مقابل، آنها هم منظم و دقیق کار را انجام دهند. بودجه خود را مطابق با جزئیات پروژه تنظیم کنید. اگر هزینه کار را به صورت ساعتی می‌پردازید، انتظارات مربوط به کار و بودجه را تعیین کنید.
۵. ارتباط را ساده کنید
کانال ارتباطی دلخواه خود را انتخاب کنید و آن را با فریلنسر به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید، آدرس و اولین پیام خود را قبل از شروع پروژه به اشتراک بگذارید. سعی کنید با همه فریلنسرها از طریق کانال‌های یکسانی ارتباط برقرار کنید.
ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Slack می‌توانند به شما در برقراری ارتباط و مدیریت تیم فریلنسر کمک کنند.
۶. زمانبندی دقیقی داشته باشید
برای پروژهای دورکاری و مشاغل ساعتی، زمانبندی دقیق از اهمیت بالایی برخوردار است. آموزش تیم فریلنسری برای داشتن زمانبندی دقیق و اهمیت دادن به زمان نیز بسیار مهم است.
در این قسمت برخی از بهترین ابزارها برای داشتن زمانبندی دقیق در فریلنسری را معرفی می‌کنیم:
- Toggl Track برای زمانبندی دقیق؛
- اپلیکیشن Upwork Desktop برای تأیید ساعات کاری و پرداخت هزینه آن؛
- Harvestبرای مدیریت تیم در پروژه‌ها؛
- Everhour برای مدیریت آنلاین بودن تیم و ادغام با ابزارهای مدیریت پروژه؛
- Clockify برای فریلنسرهایی که می‌خواهند زمانبندی دقیقی داشته باشند و آن را با کارفرمایان خود به اشتراک بگذارند.
۷. از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
ابزارهای مدیریت پروژه، کار را برای شما و فریلنسرها آسان می‌کنند. برخی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه عبارتند از:
- Asana برای سهولت استفاده. این پلتفرم مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد پروژه‌ها و وظایف را سازماندهی کنید؛
- Trello برای مدیریت پروژه و وظایف؛
- Instagantt برای مدیریت ساده وظایف؛
- Basecamp برای تیم‌های بزرگ و کنترل اعلانات؛
۸. فریلنسرها را در فعالیت‌های تیم‌سازی شرکت دهید
فریلنسرها و کارمندان دورکار وقتی احساس کنند بخشی از تیم یا شرکت شما هستند، عملکرد بهتری خواهند داشت. آنها را در هرگونه فعالیتی برای تقویت تیم شرکت دهید. این کار باعث می‌شود فریلنسرها احساس کنند عضوی از تیم شما هستند و به راحتی بتوانند با شما ارتباط برقرار کنند. کارمندان دورکار خود را در جلسات گروهی شرکت دهید، در مورد سرگرمی‌های آنها صحبت کنید، از آنها بخواهید در فعالیت تیم‌سازی یا جشن‌های مجازی شما شرکت کنند. این کار باعث ایجاد ارتباط قوی و اعتماد بین شما و کارمندان می‌شود.
۹. بازخورد ارائه دهید
اکثر اوقات فریلنسرها می‌خواهند پروژه شما را به قدری خوب انجام دهند که مشتری دائمی شوید. آنها می‌خواهند شما از کارشان لذت ببرید و راضی باشید. یکی از بهترین ابزارها برای حفظ ارتباط مثبت و اطمینان از کیفیت کار، ارائه بازخورد منظم است. موارد اشتباه را بیان کنید و به فریلنسر کمک کنید تا آن را برطرف کند.
جمله‌ای شبیه به جمله روبه‌رو می‌تواند کارآمد باشد: «من از مقدمه شما بسیار خوشم آمد. بخش‌های زیر باید بیشتر بر مسائلی تمرکز داشته باشند که مشتریان ما با آن روبه‌رو هستند، اما از نحوه انجام کار شما خوشم آمد.»
اگر همکاری شما با فریلنسر قطع شد، باز هم پس از اتمام پروژه بازخورد خود را ارائه دهید.
سخن پایانی
اکنون که نحوه مدیریت گروه فریلنسری را می‌دانید، وقت آن است که برای پروژه بعدی خود یک فریلنسر استخدام کنید. بی‌شک جوانب مثبت داشتن نیروی دورکار و فریلنسر بیشتر از جوانب منفی آن است. به هرحال، کافی است با سازماندهی بهتر، برنامه‌ریزی هدفمند و استخدام افراد مناسب، از مشکلات احتمالی و جوانب منفی دورکاری جلوگیری کنید. با استفاده از ۹ روشی که در این مطلب بیان کردیم از فریلنسینگ گروهی نهایت استفاده را ببرید و رویکردی مقرون به صرفه برای شرکت خود داشته باشید.