مشتری بر چه اساس شما را استخدام می کند؟
ویژگی های یک پروپوزال خوب چیست؟
چرا پروپوزال بنویسم؟
زمانی که شما شروع به کار می کنید و در حوزه کاری خود، هنوز برای دیگران شناخته شده نیستید، احتمالا با ارسال ایمیل و درخواست‌های آنلاین، به دنبال پیدا کردن فرصت‌های شغلی مناسب خواهید بود. در این صورت، نوشتن یک پیشنهاد کاری و یا اصطلاحا یک پروپوزال (Proposal) قوی، بهترین فرصت شما برای جلب توجه مشتریان است. یک پروپوزال ناقص و یا ضعیف، به خودی خود به مشتری می گوید: «من را نادیده بگیر و حذف کن».
اگر انتظار دارید که مشتریان زیادی به سراغ شما بیایند، باید یاد بگیرید که چگونه نقاط قوت خود را به دیگران معرفی کنید و با کسب تجربه در زمینه کاری خود، آن نقاط قوت را تقویت کنید.
با در نظر گرفتن نکته بالا، برای دریافت پروژه‌های بیشتر و افزایش درآمد، ضروری است که یک روش مطمئن برای نوشتن یک پروپوزال قوی و با هدف شکست دادن رقبای با تجربه در نظر گرفته شود. با انجام درست این کار، یک پروپوزال واقعا عالی، مشتریان بالقوه را مجبور می کند تا بیشتر به دنبال شما باشند.
چرا پروپوزال ها مهم هستند؟
هدف شما از ایجاد یک پروپوزال برای یک مشتری بالقوه، ارائه راه‌حل‌های مناسب است. در صورت انتخاب شما برای یک کار، ارزش کاری ارائه خواهید کرد، با همین پروپوزال مشخص می شود. پروپوزال کاری، تنها یک قالب نوشتاری آماده برای کپی کردن خدمات ارائه شده توسط شما در آنها نیست.
درواقع هدف اصلی پروپوزال این است که مشتری را متقاعد کنیم شما توانایی پذیرش مسئولیت در خصوص کار مورد نظر را دارید و مشتری می تواند بر روی شما سرمایه گذاری کند.
پروپوزال خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
پروپوزال نوعی ارتباط نوشتاری است که می تواند تأثیر عمده ای در حرفه شما داشته باشد. هنگام نوشتن پروپوزال ، ایده های شما باید واضح، آموزنده و متقاعد کننده باشد. پروپوزال ها از این جهت مهم هستند که معمولاً اولین برداشت گیرنده شما از شما و تجارت شما است.
زمانی که برای نوشتن یک پروپوزال اقدام می کنید، باید اصول نوشتن یک پروپوزال خوب را بدانید. به طور کلی آنچه در پروپوزال آورده می شود، براساس هر پروژه متفاوت خواهد بود. در ادامه به ویژگی های یک پروپوزال خوب اشاره میکنیم.
خواننده خود را شناسایی و تعریف کنید
چه کسی پروپوزال شما را می خواند و در مورد پذیرش یا رد آن تصمیم می گیرد؟ آنها به چه چیزی اهمیت می دهند؟ چه نوع زبان و چه چیزهایی برای آن ها جذاب است؟ این اولین و مهمترین نکته ای است که باید به خاطر داشته باشید.
شروع پروپوزال چگونه باشد؟
پروپوزال باید مقدمه و شروع قوی داشته باشید. برای شروع نوشتن یک پروپوزال همیشه این سوالات را در نظر داشته باشید: «برای تحت تاثیر قرار دادن یک مشتری بالقوه چه کاری می‌توانید انجام دهید؟» «چه چیزی پروپوزال شما را نسبت به بقیه متفاوت می‌کند؟»
یک مقدمه فریبنده و قوی، باعث جلب نظر سریع مشتریان در زمینه همکاری با شما می شود. یک شروع خوب و قوی، نشان می‌دهد که شما در مورد کار مورد نظر تحقیق کرده‌اید و می‌توانید کار مشتریان را به خوبی انجام دهید. اگر بتوانید بلافاصله بعد از ارسال درخواست کار توسط مشتریان بالقوه، به آن ها دسترسی داشته باشید، شانس شما برای دریافت کار به طور قابل‌توجهی افزایش می‌یابد.
به طور مثال اگر شما یک فریلنسر توسعه‌دهنده وب هستید و می خواهید برای یک مشتری بالقوه، در زمینه پروژه بازطراحی یک سایت، پروپوزال خود را ارسال کنید، بهتر است با جمله‌ای مشابه با «6 مرحله پیشنهادی من برای طراحی یک وب‌سایت جدید و تبلیغاتی» شروع کنید. این جمله، فورا این ذهنیت را برای مشتری به وجود می‌آورد که شما برای استراتژی پیشنهادی خود زمان صرف کرده‌اید و بر روی صنعت و تجارت مشتری مورد نظر نیز تحقیقاتی را انجام داده‌اید.
خود را معرفی کنید و اطلاعات پیش زمینه ای را ارائه دهید
هدف از معرفی پروپوزال شما جلب علاقه خواننده است. این پاراگراف باید شامل اطلاعات اساسی در مورد شرکت شما و یک نمای کلی از موضوع باشد تا مشخص شود که گیرنده چه چیزی را می خواند. اگر جلسه ای را دنبال می کنید، جلسه را به طور خلاصه در بیانیه های آغازین برای متن ذکر کنید. اگر تجارت شما از قبل با گیرنده نامه شما رابطه داشته است، این را نیز ذکر کنید.
اهداف خود را مشخص کنید
قصد شما از ارائه پروپوزال چیست؟ درواقع شما می خواهید چه مشکلی را رفع کنید. برای مثال، یک پروپوزال برای یک توافق نامه تجاری، جزئیات واضح و شرایط را ارائه می دهد، در حالی که یک پیشنهاد برای طراحی مجدد یک وب سایت شرکت ، درک شما از مسائل وب سایت فعلی آن ها است.
نتایج بلندمدتی را که قصد دارید برآورده کنید و اهدافی را که برای رسیدن به آنجا تعیین می کنید، توصیف کنید. کاملاً واضح و روشن بیان کنید و در صورت امکان ارقام خاصی را در آن بگنجانید. به عنوان مثال ، به جای اینکه بگویید “ما با این وام بهره وری خود را به میزان قابل توجهی افزایش خواهیم داد”، بنویسید، “ما با مبلغ وام درخواستی خود، در سال آینده 40٪ بهره وری خود را با اضافه کردن دو ماشین جدید و چهار کارمند اضافی افزایش خواهیم داد. ”
نکته ی دیگری که باید در نظر داشته باشید، این است که همیشه باید راه‌حل‌های اختصاصی خود را به گونه ای بنویسید که مشتریان بالقوه به خواندن آنها ترغیب شوند. چه ارائه این راه‌حل‌ها، با استفاده از ایمیل، ابزار شخصی آنلاین و یا پست معمولی باشد، شما باید حتی پیش از موفقیت در دریافت کار، بر روی مشتری خود تحقیق کنید.
نیازهای بخصوص مشتری، چگونگی تناسب نقاط قوت شما با انجام کار و چگونگی ارائه بهترین کار، شما را به چالش می‌کشد. زمانی که با استفاده از یک پروپوزال به مشتریان بالقوه خود دسترسی پیدا کنید، هدف اصلی شما، درک نیازهای درونی (ذهنی) و بیرونی (کار پیشنهادی) مشتریان خواهد بود.
آنچه شما را از بقیه متمایز می کند بیان کنید
اگر پروپورال شما پاسخی برای حل مشکل یک شرکت است ، بیان آن می تواند کمک بسیار زیادی به قبول شدن پروپوزال شما کند. مهارت های تخصصی خود را در رابطه با پروژه و دلایلی که نشان می دهد شما برای این شغل مناسب هستید را در پروپوزال ذکر کنید. ممکن است شامل تجربه یک مسئله مشابه یا طرح منحصر به فردی باشد که نتایج خوبی از آن حاصل شده است.
در مورد بودجه و نحوه استفاده از بودجه به طور مختصر بحث کنید
هزینه عامل اصلی برای رد یا قبول پروپوزال از جانب مشتری است. بسته به دلیل نوشتن پروپوزال ، ممکن است لازم باشد جزئیاتی درباره نحوه استفاده از وام یا هزینه پروژه خود برای سرمایه گذاران ذکر کنید. احتمالاً نیازی به درج کامل گزارش هزینه ها نخواهید داشت، اما ارائه ایده کلی از بودجه، نگاه بهتری به سرمایه گذاران در این پروژه می دهد.
نقاط قوت خود را معرفی کنید
مهم نیست برای انجام چه کاری به مشتری بالقوه درخواست می دهید، مهم این است که نقاط قوت خود را برای انجام آن کار، متناسب نشان دهید.
اگر پروژه افزودن یک ویژگی جدید به یک سایت را مدنظر قرار داده‌اید، در مرحله اول، به مهارت‌های فنی و تجربیات خود اشاره کنید. به مشتریان نشان دهید که کارهای قبلی شما یا نمونه کارهایتان، در راستای ویژگی‌های جدید و عملکردهایی است که آنها به دنبالشان هستند.
پروپوزال را کوتاه بنویسید
پروپوزال‌های خود را تا حد ممکن کوتاه بنویسید. از تمرکز بر روی نقاط قوت نامربوط خودداری کنید؛ این کار یک اشتباه رایج محسوب می شود. دو یا سه از بهترین ویژگی‌های خود که مرتبط با یک کار مشخص است را به صورت لیست دربیاورید و هر یک را جداگانه توضیح دهید.
مشتریان در یک زمان کوتاه چندین پروپوزال را بررسی می کنند. بنابراین باید پروپوزال خود را واضح بنویسید و از نوشتن جزئیات غیر ضروری و مطالب نامربوط خودداری کنید.
سوالات احتمالی را پیش‌بینی کنید و به آنها پاسخ دهید
متاسفانه، همه مشتریان، لیست دقیقی از انتظارات یا سوالات خود در مورد پروژه را ارائه نمی‌کنند. در حالی که توضیحات مبهم در مورد یک پروژه می تواند باعث سردرگمی شود، شما باید از این موضوع به عنوان فرصتی برای نشان دادن دانش و تجربه خود استفاده کنید.
به عنوان مثال، سوالی که باید در هنگام ارائه درخواست برای یک پروژه جدید از خود بپرسید، این است که «آیا دقیقا چنین کاری را در گذشته انجام داده‌ام». باید قبل از این که مشتری، این سوال را مستقیماً از شما بپرسد، شما آن را پیش‌بینی کنید و به آن جواب دهید. برخی از افراد، یک یا دو لینک از کارهای موفقیت‌آمیز خود در گذشته را برای نشان دادن توانایی خود در تکرار نتایج مشابه، در ایمیل‌های ابتدایی قرار می‌دهند.
برای پیش‌بینی سوالات احتمالی مشتریان، سعی کنید خود را جای آنها بگذارید. در این مرحله، مشتریان با چه مسائل یا مشکلات ناگفته ای می توانند مواجه شوند.
شما می‌توانید با اشاره به نکاتی از پروژه که ممکن است مشتریان از آنها مطلع نباشند، یک فضای اطمینان برایشان فراهم کنید. اگر مشتریان به دنبال استخدام یک فرد متخصص باشند، ممکن است از چگونگی طراحی ویژگی‌های جدید یک وب‌سایت، انتقال به یک سیستم مدیریت محتوای جدید و یا سفارشی کردن برند سایت، درک کاملی نداشته باشند.
هیچ چیز به اندازه ی شنیدن مشکلات موجود و همچنین توصیه‌های مربوط به رفع آنها از یک فریلنسر کارآزموده (کسی که در شرایط مشابه قرار داشته و مشکلات مشابه را حل کرده است)، باعث تسکین خاطر مشتریان بالقوه نمی شود. اگر شما سوالات احتمالی و جواب آن ها و همچنین تجربه خود را در نظر داشته باشید، بالاتر از دیگر رقبا قرار خواهید گرفت.
دستورالعمل ها را دنبال کنید
در بیشتر موارد، سرمایه گذاران دستورالعمل های خاصی را در خصوص آن چه انتظار دارند ارائه می دهند. رعایت این دستورالعمل ها و خواسته ها، علاوه بر درک همه نیازهای موجود در برنامه ، مهم است.
هنگام خواندن دستورالعمل ها، کلمات کلیدی را یادداشت کنید تا بتوانید دوباره آن ها را به راحتی مرور کنید. این کار به شما کمک می کند موارد مهمی را که برای نوشتن پروپوزال لازم دارید در خاطرتان بماند.
ارائه اطلاعات و حقایق
از اطلاعات و حقایق بروز جهت پشتیبانی از پروپوزال خود استفاده کنید. فقط موارد و حقایق مهمی که پرونده شما را تقویت می کند بنویسید. از همه مهمتر ، اطمینان داشته باشید که حتما حقایقی که استفاده می کنید به روز باشد ، به ویژه هنگام استفاده از حقایقی مانند گزارش های دولت، مقالات پژوهشی، مقالات خبری و…
از زبان تکنیکال پرهیز کنید
همیشه به خاطر داشته باشید که داور بررسی کننده پروپوزال شما ممکن است در زمینه خاصی متخصص نباشد. بنابراین استفاده از زبان ساده برای درک کل پروپوزال مهم است.
پروپوزال را قبل از ارسال بررسی کنید
پروپوزال خود را چندبار بخوانید و توجه داشته باشید که همه چیز واضح، روشن و دارای فهم راحتی باشد. به یاد داشته باشید، آنچه برای شما روشن و واضح است ممکن است برای افراد دیگر واضح نباشد.
از یک طرح ساختاری بصری و جذاب استفاده کنید
تاثیرگذاری اولیه مسئله بسیار مهمی است. از این رو یک پروپوزال کاری برنده، باید از نظر زیبایی‌شناسی و ظاهر، خوش آیند، واضح و سازمان یافته باشد. مشتریان بالقوه، حتی قبل از خواندن پروپوزال شما، تنها با نگاه کردن به آن با محتوای کارتان ارتباط برقرار می‌کنند. با استفاده از یک ابزار طراحی بصری پیشرفته، فرصت ایجاد یک برند شخصی باارزش و ارائه خدمات باکیفیت را به وجود می آورید.
به کارگیری این روش ها برای نوشتن پروپوزال کاری خود، تضمین می‌کند که شما برای پیروزی بر رقبای خود، از تمام توانتان استفاده می‌کنید.